電話に出れなかったときのお詫びメール例文【就活生向け】正しい書き方とマナー

就職活動中、企業からの電話に出られなかった経験は誰にでもあります。

面接日程の連絡や選考結果など、大切な場面ほど焦ってしまいますよね。

しかし、すぐに正しい対応をすれば、印象を回復することは十分に可能です。

この記事では、就活生向けに「電話に出れなかったときのお詫びメール」の書き方を徹底解説します。

状況別の例文やそのまま使えるフルテンプレートを紹介しながら、件名・敬語・送信タイミングなどのマナーもわかりやすくまとめました。

誠実さが伝わるメールを送れば、電話を逃してしまっても印象を取り戻すことができます。

この記事を読めば、「今すぐ送れる完璧なお詫びメール」が自分で書けるようになります。

就活中に電話に出られなかったとき、まず何をすべき？
お詫びメールを送る前に確認したい3つの基本マナー
【状況別】電話に出られなかったときのお詫びメール例文集
【フルバージョン】そのまま使えるお詫びメール完全テンプレート
送信時の注意点と印象を高めるコツ
まとめ｜お詫びメールは“失敗”ではなく“信頼を得るチャンス”
1. 印象を回復させる3つの行動
2. すぐ使えるテンプレートを活用して、誠実さを伝えよう

就活中に電話に出られなかったとき、まず何をすべき？

就職活動中に企業からの電話を逃してしまうと、焦ってしまうものですよね。

しかし、正しい順序で対応すれば印象を回復することは十分に可能です。

ここでは、就活生が電話を取れなかったときに取るべき行動を具体的に紹介します。

最優先は「折り返し電話」—理想的な時間と会話例

まず最初にやるべきことは、できるだけ早く折り返し電話をかけることです。

理想的なタイミングは気づいてから1時間以内。

採用担当者は多くの学生と連絡を取っているため、早い対応が誠実さを伝えます。

タイミング	印象
30分以内	非常に良い（誠実・迅速な印象）
1時間以内	問題なし（一般的に適切）
半日以上経過	やや遅い印象を与える可能性あり

会話の始め方も大切です。

以下のように落ち着いて名乗ると印象が良くなります。

【会話例】

「お忙しいところ失礼いたします。先ほどお電話をいただきました、○○大学△△学部の□□と申します。採用担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか。」

どうしても電話できないときの対応マナー

授業や移動中などで通話が難しい場合は、メールで丁寧にお詫びと連絡希望を伝えましょう。

重要なのは、「出られなかった理由」と「再度連絡したい意思」を簡潔に書くことです。

要素	ポイント
冒頭	名前と大学名を明示して挨拶
お詫び	出られなかったことを一文で謝罪
再連絡	改めて連絡希望を丁寧に伝える

たとえば、こんな書き方が自然です。

「本日はお電話をいただいていたにも関わらず、出ることができず申し訳ございませんでした。改めてご連絡を差し上げてもよろしいでしょうか。」

焦ってやりがちなNG行動3選

焦って行動すると、せっかくの誠実さが伝わらないこともあります。

以下の行動は避けましょう。

NG行動	理由
何度も電話をかけ続ける	相手の業務を妨げる印象を与える
謝罪を省いて要件だけ伝える	形式的に見え、印象が悪くなる
友人感覚の口調で話す	社会人マナーに欠けると判断される

慌てず、丁寧に、落ち着いて行動することが第一歩です。

電話対応はスピードよりも誠実さが鍵。

どんなに焦っても、基本を押さえれば印象はしっかり回復できます。

お詫びメールを送る前に確認したい3つの基本マナー

お詫びメールは、単に謝罪するだけの連絡ではありません。

就活では「ビジネスマナーを理解しているか」を見られる重要な機会です。

ここでは、送信前に必ず確認したい3つの基本マナーを紹介します。

件名・宛名・署名の正しい書き方【テンプレ付き】

まず、メールの「外観」にあたる部分から見直しましょう。

件名・宛名・署名の3点は、担当者が最初に目にする部分であり、ここで印象が決まります。

項目	ポイント
件名	内容が一目で分かるように簡潔に
宛名	「株式会社」や「様」の付け方に注意
署名	氏名・大学名・連絡先を明記する

以下はテンプレート例です。

【件名例】：「お電話に出られなかった件について（○○大学 △△）」

【宛名例】：「○○株式会社人事部 ○○様」

【署名例】：

──────────────────────

○○大学 △△学部 □□（氏名）

電話番号：090-XXXX-XXXX

メール：XXXX＠XXXX.com

──────────────────────

お詫びの言葉と理由の伝え方—印象を下げない書き回し

本文ではまず、「お電話をいただいたのに出られなかったこと」への謝罪を最初に伝えましょう。

そして、理由は短く具体的に述べるのがポイントです。

悪い例	良い例
「気づきませんでした」	「あいにく手が離せず、対応できませんでした」
「電車の中でした」	「移動中で通話が難しい状況でした」

理由は一文で簡潔に、言い訳にならない表現が大切です。

たとえば次のように書くと自然です。

「本日はお電話をいただいていたにもかかわらず、あいにく対応ができず申し訳ございませんでした。」

「再連絡をお願いする」丁寧な表現集

お詫びメールでは、最後に「今後の連絡をどうするか」を明確に示しましょう。

この部分の言い回しが丁寧だと、全体の印象がぐっと良くなります。

目的	表現例
再度連絡をお願いする	「改めてご連絡を差し上げてもよろしいでしょうか。」
担当者の都合を伺う	「ご都合のよいお時間をお知らせいただけますと幸いです。」
メールでの返信を希望する	「お手数ですが、メールにてご連絡いただけますと幸いです。」

再連絡のお願いを忘れると、対応が中途半端に見えてしまうので注意しましょう。

「お詫び」＋「今後の行動」まで伝えるのが基本マナーです。

【状況別】電話に出られなかったときのお詫びメール例文集

ここでは、就活中によくあるシーンごとに、すぐ使えるお詫びメールの例文を紹介します。

どのケースでも大切なのは、丁寧さと誠実さを保ちつつ、必要な情報を過不足なく伝えることです。

それぞれの状況に合わせた自然な書き方を見ていきましょう。

例文① 一般的な電話を逃した場合（基本形）

まずは最も多い「通常の連絡に出られなかった場合」の基本形です。

どんな場面でも使える汎用的なテンプレートです。

【例文】

件名：お電話に出られなかった件について（○○大学 △△）

○○株式会社
人事部 ○○様

お世話になっております。○○大学△△学部の□□と申します。

本日はお電話をいただいていたにも関わらず、あいにく手が離せず出ることができず、誠に申し訳ございませんでした。

恐れ入りますが、改めてご連絡を差し上げてもよろしいでしょうか。

お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

ポイント	理由
本文を短くまとめる	長文よりも誠実で読みやすい印象を与える
改めて連絡を希望	次の行動を明確にして好印象を残す

例文② 面接日程の連絡を逃した場合

面接関連の電話を逃した場合は、より慎重に対応する必要があります。

「面接日程」「調整」という言葉を明確に含めると伝わりやすくなります。

【例文】

件名：面接日程に関するお電話について（○○大学 △△）

○○株式会社
採用ご担当者様

お世話になっております。○○大学△△学部の□□です。

本日は面接に関するご連絡をいただいていたにも関わらず、お電話に出られず申し訳ございませんでした。

大変恐縮ですが、日程のご調整内容をメールにてお知らせいただけますと幸いです。

また、改めてこちらからお電話を差し上げることも可能です。

お手数をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

重要な要素	理由
要件（面接日程）を明記	企業側が内容をすぐに把握できる
代替手段（メール連絡）を提案	担当者の負担を減らし、印象が良くなる

例文③ 折り返ししても担当者が不在だった場合

折り返し電話をしたものの、担当者が不在だった場合に使える例文です。

一度連絡を試みたことを伝えると、誠実な対応として評価されます。

【例文】

件名：先ほどのお電話についてのお詫び（○○大学 △△）

○○株式会社
採用担当 ○○様

お世話になっております。○○大学△△学部の□□です。

先ほどはお電話をいただき、ありがとうございました。

折り返しを試みましたが、担当者様がご不在とのことで、メールにてご連絡いたしました。

お手数をおかけしますが、改めてご連絡いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

ポイント	解説
「折り返しを試みた」と明記	迅速に行動している姿勢を伝えられる
感謝を添える	ビジネスマナーとしての印象を高める

例文④ 留守電が残っていた場合の返信メール

担当者が留守番電話を残してくれていた場合は、そのメッセージに感謝の言葉を添えると印象が良くなります。

【例文】

件名：留守番電話の件につきまして（○○大学 △△）

○○株式会社
人事部 ○○様

お世話になっております。○○大学△△学部の□□と申します。

先ほどは留守番電話にてご連絡をいただき、ありがとうございました。

内容を確認いたしました。改めてご連絡を差し上げてもよろしいでしょうか。

ご都合のよいお時間をお知らせいただけますと幸いです。

お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

例文⑤ SNSやチャットツール経由で連絡が来た場合

最近では、企業によってはLINEや専用チャットで連絡を取るケースもあります。

その場合も、形式を崩さず丁寧な文面を心がけましょう。

【例文】

お世話になっております。○○大学△△学部の□□です。

本日はご連絡をいただいたにも関わらず、すぐに対応できず申し訳ございませんでした。

改めてこちらからご連絡を差し上げてもよろしいでしょうか。

ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

どのケースでも共通するのは、「謝罪＋今後の行動」をセットで伝えることです。

例文はあくまでベース。自分の状況に合わせて自然に言い換えると、より印象が良くなります。

【フルバージョン】そのまま使えるお詫びメール完全テンプレート

ここでは、状況に応じてすぐに使える「完成形」のお詫びメールテンプレートを紹介します。

宛先の有無や文量の違いに合わせて使い分けることで、どんな場面でも自然に対応できます。

それぞれの例文は、大学名と名前を差し替えるだけでそのまま利用できます。

採用担当者宛に送るフォーマル版（企業名・部署あり）

もっとも一般的で、正式な場面にふさわしいフォーマルなテンプレートです。

【テンプレート】

件名：お電話に出られなかった件について（○○大学 △△）

○○株式会社
人事部 ○○様

お世話になっております。○○大学△△学部の□□と申します。

本日はお電話をいただいていたにも関わらず、あいにく手が離せず対応できず、誠に申し訳ございませんでした。

恐れ入りますが、改めてご連絡を差し上げてもよろしいでしょうか。

ご都合のよいお時間をお知らせいただけますと幸いです。

お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

──────────────────────

○○大学 △△学部 □□

電話番号：090-XXXX-XXXX

メール：XXXX＠XXXX.com

──────────────────────

ポイント	解説
「お世話になっております」から始める	社会人としての基本的挨拶
「誠に申し訳ございませんでした」	謝罪の最も丁寧な表現
署名を明確に記載	担当者がすぐに学生を特定できる

担当者名が不明なときに使える汎用版

企業からの着信があり、担当者名が分からない場合に使える形式です。

【テンプレート】

件名：お電話に出られなかった件について（○○大学 △△）

○○株式会社採用ご担当者様

お世話になっております。○○大学△△学部の□□と申します。

本日はお電話をいただいていたようですが、対応できず申し訳ございませんでした。

恐れ入りますが、改めてご連絡を差し上げてもよろしいでしょうか。

ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

──────────────────────

○○大学 △△学部 □□

電話番号：090-XXXX-XXXX

メール：XXXX＠XXXX.com

──────────────────────

短くまとめたい人向け・簡潔バージョン

採用担当者とのやり取りが多く、長文だと堅すぎると感じる場合に使える簡潔型です。

【テンプレート】

件名：お電話に出られなかった件（○○大学 △△）

○○株式会社 ○○様

お世話になっております。○○大学△△学部の□□です。

本日はお電話をいただいていたようですが、出られず申し訳ございませんでした。

後ほど改めてご連絡いたします。よろしくお願いいたします。

長所	短所
スピード重視で送れる	ややカジュアルな印象になる
相手に負担をかけない	形式的に見える場合もある

誤送信や時間差着信など特殊ケース対応の例文

誤って電話を逃した、あるいは時間が経ってから気づいた場合に使えるテンプレートです。

【テンプレート】

件名：お電話の件につきまして（○○大学 △△）

○○株式会社
人事部 ○○様

お世話になっております。○○大学△△学部の□□です。

本日はお電話をいただいていたことに気づくのが遅くなり、申し訳ございませんでした。

大変恐れ入りますが、改めてご連絡を差し上げてもよろしいでしょうか。

ご多忙のところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。

どのテンプレートも、謝罪・再連絡・署名の3点を確実に含めることが基本です。

形式に迷ったときは、フォーマル版を使えば間違いありません。

就活メールの印象は「文の長さ」よりも「丁寧さ」で決まります。

送信時の注意点と印象を高めるコツ

どんなに丁寧なメールでも、送信のタイミングや細かい部分で印象を下げてしまうことがあります。

ここでは、就活生がお詫びメールを送るときに気をつけたいポイントを3つにまとめて紹介します。

メールの内容と同じくらい、送信マナーも大切にしましょう。

送信タイミングのマナー—「1時間以内」が理想

お詫びメールはスピードが命です。

理想は着信に気づいてから1時間以内。

このスピード感が「誠実で行動が早い人」という印象につながります。

送信タイミング	印象
30分以内	非常に良い（迅速で信頼感がある）
1時間以内	適切（一般的な対応スピード）
3時間以上後	やや遅い印象を与える可能性あり

夜遅くに気づいた場合は、翌営業日の午前中に送るのがベストです。

深夜の送信は相手の迷惑になる場合があるため避けましょう。

敬語・語彙の使い方チェックリスト

お詫びメールでは、言葉遣いの丁寧さがそのまま印象に直結します。

誤用や重ね言葉を避けるために、送信前に以下をチェックしましょう。

確認項目	例文
二重敬語を避ける	×「おっしゃられた」→〇「おっしゃった」
謙譲語を正しく使う	×「伺わせていただきます」→〇「伺います」
丁寧語の使いすぎを防ぐ	×「いたしますでしょうか」→〇「よろしいでしょうか」

文章を整えるときは、文末のバリエーションも意識すると良いです。

「お手数をおかけしますが〜」
「ご確認のほど、よろしくお願いいたします。」
「何卒よろしくお願いいたします。」

文体を統一するだけで、全体の印象がぐっと上がります。

「です・ます」調で最後まで丁寧に書くのが鉄則です。

署名の作り方と正しい連絡先の記載例

署名はメールの「名刺」のようなものです。

見やすく整理された署名は、採用担当者に安心感を与えます。

項目	書き方のポイント
氏名	フルネームを明記する
大学名・学部	略さず正式名称で記載
電話番号・メール	誤字がないか必ず確認

署名のサンプルは以下の通りです。

──────────────────────

○○大学 △△学部 □□（氏名）

電話番号：090-XXXX-XXXX

メール：XXXX＠XXXX.com

──────────────────────

署名の整ったメールは、相手への信頼を高める重要な要素です。

どんなに短いメールでも署名を省略しないようにしましょう。

まとめ｜お詫びメールは“失敗”ではなく“信頼を得るチャンス”

電話に出られなかったときは誰にでも起こることです。

大切なのは、その後にどんな対応を取るかという点です。

ここまで紹介してきたポイントを整理し、最後に印象を回復するための行動をまとめます。

印象を回復させる3つの行動

電話に出られなかったあと、印象を回復させるための行動は次の3つです。

行動	目的
① 早めの折り返し	誠実で迅速な印象を与える
② 丁寧なお詫びメール	正しい敬語と形式で社会人らしさを示す
③ フォローの一言	「今後のご連絡を心よりお待ちしております」などで印象を締めくくる